Правовые основы в организации бизнеса

В предпринимательской деятельности каждый человек первоначально сталкивается с проблемами организации бизнеса.

Началом предпринимательства является фактическая государственная регистрация индивидуального предпринимателя (ИП) или общества с ограниченной ответственностью (ООО), и об этом все знают. Но не все знают, как документально, юридически грамотно организовать свою деятельность, а потом посредством имеющихся юридически значимых документов защитить свой бизнес и зарабатывать деньги.

Считаю не нужным цитировать Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 23.04.2018) "Об обществах с ограниченной ответственностью", на основе которого в своём большинстве и строится весь бизнес. А как свою предпринимательскую деятельность организовать в соответствии с законом и пойдёт речь.

С чего же начать, какие документы должен руководитель организации подготовить, чтобы юридически обезопасить свой бизнес? В этой статье остановимся на необходимых документах, исполнение которых положительно скажется в организации бизнеса.

Первое.

Необходимо подготовить номенклатуру дел по ведению финансово-хозяйственной деятельности. В номенклатуру входит перечень тех наблюдательных дел, которые необходимы в повседневной деятельности – это документация по трудовому законодательству, бухгалтерская документация, документы по складам и т.д.

В соответствии с номенклатурой дел организации по большому счету и строится ведение бизнеса. К подготовке Перечня номенклатуры дел стоит подойти со всей ответственностью. Это, если хотите, стержень жизнедеятельности любого предприятия, любой организации. По имеющейся утвержденной номенклатуре дел каждому руководителю довольно просто управлять компанией.

К примеру. Заведены наблюдательные дела по финансово-хозяйственной деятельности, назначены ответственные работники за их ведение. Каждый руководитель в любое время может по номенклатуре дел отследить свою же деятельность, изучая хранящиеся там документы, вскрыть недостатки и потребовать у ответственного работника их устранения.

Важно, чтобы в номенклатуре дел были указаны сроки хранения той или иной папки или целых дел по направлениям деятельности. Почему необходимо указывать сроки хранения? Отдельные руководители в своей деятельности на это обращают мало внимания, а то и вообще об этом забывают. Пройдут года, и возникнет вопрос по архивации документов по кадровой работе, разного рода бухгалтерских отчетов и так далее. Именно по номенклатуре дел по итогам отчетного года, не откладывая дела в долгий ящик, необходимо уже заниматься архивацией, ведь отдельные документы можно хранить год, к примеру, накладные, другие три года, пять лет и так далее.

Второе.

Любая деятельность организации также начинается с подготовки внутренних локальных документов по коммерческой деятельности.

Что такое локальные внутренние документы?

Это те документы, которые должны использоваться внутри организации и включают в себя разного рода Инструкции, Положения, Правила, договоры, должностные обязанности, Памятки.

Кроме того, каждый руководитель в своей организации может утвердить Памятку или Инструкцию действий персонала компании и довести их до работников на случай проверки организации со стороны сотрудников правоохранительных органов, сотрудников других надзорных органов. Это не противоречит законам, а наоборот – играет свою немаловажную роль в защите бизнеса.

Следует отметить, что все внутренние локальные документы в организации должны быть подготовлены опытными юристами, так как любая Инструкция, Памятка и т.п. должна соответствовать нормам действующего законодательства страны. А если деятельность предприятия связана с зарубежными клиентами или партнерами, то отдельные внутренние нормативные документы, а также документы по взаимосвязи с зарубежными партнерами, должны соответствовать международному праву.

Также руководители предприятий должны четко улавливать изменения и дополнения к действующему законодательству и, естественно, своевременно вносить соответствующие дополнения и изменения в утвержденные внутренние локальные документы и доводить их до исполнителей.

К примеру, Правила внутреннего трудового распорядка. В указанных Правилах руководитель, как работодатель, расписывает все вопросы ежедневной деятельности организации, касающихся его самого и каждого работника организации: поднимаются вопросы дисциплины, кадровой работы, распорядка дня и так далее. Исполнение всеми работниками предприятия Правил внутреннего трудового распорядка – залог успеха всего коллектива.

Третье.

На крупных вновь организованных или уже существующих предприятиях (закрытых акционерных обществах, открытых акционерных обществах – это касается и небольших по размаху предприятий), руководители сталкиваются с проблемой документооборота.

Важно, чтобы секретари организаций знали необходимые Правила, связанные с регистрацией и движением документов до исполнителей и контролем исполнения. Для этого существует понятие организации работы самих канцелярий. Для удобства работы руководитель организации вправе утвердить Положение или Правила работы своей канцелярии или работы секретаря. Кроме входящих и исходящих журналов по регистрации документов секретарь должен знать, к примеру, какие документы необходимо регистрировать, а какие нет; на каких документах ставится печать, а на каких не ставится печать организации; по каким направлениям деятельности издаются приказы, или какие документы утверждаются руководителем.

Для этих указанных целей руководители для секретарей (организаций) готовят и утверждают соответствующие Перечни, включая вопросы, касающиеся непосредственно руководителя (руководителей).

В данной статье указаны те направления в организации деятельности организации, которые необходимы для каждого бизнесмена в его первоначальной, а затем повседневной деятельности.

Руководить - значит документально организовать деятельность своего предприятия, чтобы затем знать и контролировать свой бизнес.