Минтруд запретил выдавать трудовую книжку работнику

Минтруд запретил выдавать трудовую книжку работнику

Новшества в работе с трудовыми книжками касаются работодателей.

Во-первых, Министерство труда пересмотрело регламент работы с трудовыми книжками и разрешило не выдавать их персоналу. Но не всегда, а только в определенных случаях.

Во-вторых, работодателям нельзя просто так хранить трудовые, а также их копии в личных делах специалистов. Что обязательно нужно сделать, чтобы проверяющие не оштрафовали за хранение этих документов? Какой бланк составить? Подробные разъяснения контрольных ведомств и образец письменного согласия сотрудника – далее.

Источники: Письмо Минтруда № 19-1/ООГ-210 от 17.09.19 г., официальный портал Роструда

Когда работодатель может отказать сотруднику в передаче ему трудовой книжки

На основании ст. 84.1 ТК РФ и п. 36 Правил по ПП № 225 от 16.04.03 г. высылка книжки через почту допускается, если выдавать ее лично работнику при увольнении невозможно по причине отсутствия специалиста или отказа в получении документа.

Однако не всегда это правомерно. Как разъясняет Минтруда работодатель может отказать физлицу в пересылке документа почтовым письмом. И будет прав, когда речь идет о пределах страны.

Ведь согласно ст. 3 Закона СССР № 2261-1 от 24.06.91 г. запрещается пересылка за границу, равно как и вывоз, некоторых личных документов. Это военные билеты, трудовые и удостоверения личности граждан. Все обозначенные виды документов должны храниться у работодателей по последнему месту трудоустройства. Поскольку Закон № 2261-1 остается действующим и на сегодняшний день, соблюдать его требования обязаны все работодатели без исключений.

Но не запрещается выслать сотруднику справочную информацию о периодах его трудового стажа. С введением в действие электронного формата книжек ситуация поменяется. Физлица смогут получать данные о стаже в любой момент через специальное приложение.

Как правильно хранить трудовые книжки персонала

Еще одно уточнение касается порядка хранения книжек. По разъяснениям Роструда на официальном портале работодатель не вправе хранить в личных делах специалистов оригиналы и копии трудовых. За подобное нарушение предусмотрены меры административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ. Размер штрафа составляет 50000 руб.

Только при одном условии разрешается хранить этот документ в личном деле. Если работодатель заблаговременно получил от специалиста согласие (письменное) на хранение и обработку персональной информации. В случае отсутствия согласия физлица хранение книжек признается неправомерным. А значит, работодателю грозит штраф за нарушение законодательных норм. При этом под персональной понимается любая информация, которая касается человека косвенным или прямым образом.