Как составить акт сверки взаиморасчетов?

Составить акт сверки взаимных расчетов с контрагентом (далее – акт сверки) можно в произвольной форме. К ней нет обязательных требований (Письмо Минфина России от 18.02.2005 № 07-05-04/2). Вместе с тем акт сверки должен быть правильно составлен и подписан, чтобы быть пригодным для всех целей, в которых его можно использовать.

Если форма указанного акта утверждена как приложение к договору (контракту), нужно использовать ее (ст. 309 ГК РФ).

Можно разработать собственную форму акта сверки взаиморасчетов с контрагентами и закрепить ее в виде приложения к учетной политике организации.

По общему правилу, акт сверки оформляется в виде таблицы, содержащей данные двух сторон договора. На практике бухгалтерия использует те формы акта сверки, которые заведены в бухгалтерских программах. Программист юридического лица может доработать эти формы под его нужды.

Акт сверки не является первичным учетным документом. Вместе с тем, если из акта сверки не будет понятно, к каким именно расчетам он относится, арбитражный суд может не принять его в качестве относимого доказательства.

В акт сверки должны быть включены следующие сведения:

-наименование документа;

-дату его составления;

-период сверки;

-номер и дату договора, по которому идет сверка;

-наименования сторон, их ИНН и/или ОГРН (ОГРНИП);

-информацию о входящем сальдо, то есть о состоянии расчетов на начало периода сверки;

-информацию о движении товаров, работ, услуг (все в денежном выражении) и денежных

средств между контрагентами;

-валюту платежа, если имеете дело с иностранным контрагентом;

-ссылки на первичные документы;

-информацию об исходящем сальдо;

-информацию о наличии, размере и основаниях задолженности, если она есть;

-должность и Ф.И.О. лица, которое будет подписывать акт;

-номер и дату выдачи доверенности лицу, которое будет подписывать акт, если оно действует по доверенности. Копию этой доверенности можно передать вместе с актом.

Печать на акте сверки ставить необязательно. Однако при ее наличии рекомендуем сделать это. Использование печати принято в деловой практике и считается дополнительным подтверждением того, что документ подписан уполномоченным лицом и экземпляр подлинный.

Подписывать акт сверки от имени юридического лица без доверенности вправе ее руководитель - генеральный директор, президент и т.д.

Любое другое лицо, включая главного бухгалтера, может подписать документ от имени юридического лица, только если у него есть на это полномочия по доверенности. В противном случае такой акт сверки не будет создавать права и обязанности для юридического лица. В связи с этим можно не принимать от контрагента акт сверки, подписанный его главным бухгалтером, если он одновременно не передаст доверенность или ее заверенную копию.