Как правильно уведомить сотрудника о предстоящем увольнении?

Увольнение – довольно неприятная ситуация как для сотрудника, так и для работодателя, даже если разрыв трудовых отношений происходит по обоюдному согласию.

Если решение об увольнении принимает руководство компании, очень важно построить «прощальную» беседу так, чтобы вызвать у бывшего работника минимум негативных эмоций и по возможности оставить о компании хорошее впечатление.

Последствия неграмотного увольнения

Работника, которого поставили перед фактом увольнения, обуревают деструктивные чувства: подавленность, обида, агрессия. Когда человек сосредотачивается на своих негативных эмоциях, им овладевает желание рассказать всему миру о несправедливости, наказать обидчика.

Современные информационные технологии позволяют распространить любую информацию в считаные часы. Неумение HR-специалиста или менеджера по кадрам грамотно и тактично сообщить сотруднику об увольнении может повлечь за собой негативные последствия для репутации компании.

Во-первых, могут возникнуть трудности с поиском нового персонала. Квалифицированные специалисты очень скрупулезно относятся к поиску работы. Прежде чем обратиться в ту или иную компанию, они собирают о ней сведения, интересуются откликами на специализированных форумах. Наличие негативных отзывов в Сети, как правило, отпугивает соискателей.

Во-вторых, скандальное увольнение одного или нескольких сотрудников приведет к снижению лояльности к руководству среди других членов коллектива. Лишь у небольшого числа работников компании данная ситуация не вызывает беспокойства и даже, наоборот, повышает чувство собственной значимости. Большинство сотрудников испытывают волнение и страх перед увольнением.

Построение беседы с увольняемым сотрудником

Разговор с увольняемым работником неизбежен, поэтому к нему нужно подготовиться заранее, продумав ход беседы до мелочей. Независимо от того, кто будет проводить беседу (менеджер по кадрам или непосредственно руководитель), она должна проходить в спокойной атмосфере, наедине.

Алгоритм проведения беседы с увольняемым сотрудником

1. В самом начале разговора сообщите работнику о предстоящем увольнении. Не стоит вести светскую беседу о погоде, семейной жизни или интересоваться положением дел на рабочем месте. Нервное напряжение, которое вы непроизвольно испытываете накануне неприятного события, обязательно передастся собеседнику еще до изложения вами сути разговора. Четко и уверенно сообщите ему о принятом решении, чтобы работник понял его необратимость.

2. Объясните причины увольнения. Как показывает практика, после известия об увольнении работник теряет самообладание и способность ясно воспринимать информацию. Поэтому причины увольнения должны быть сформулированы предельно четко и лаконично. При необходимости повторите сказанное. Даже если увольнение происходит по вине сотрудника, постарайтесь преподнести ему эту информацию в мягкой корректной форме, не опуская его самооценку.

Сгладить углы можно, аргументировав увольнение одной из следующих причин:

• сокращение должности в связи с изменением технологического процесса;
• реструктуризация штата;
• замена сотрудника менее квалифицированным специалистом в связи с кризисом;
• настоятельное требование третьей стороны (вышестоящего руководства, инвестора и т. д.) устроить на работу своего протеже.

3. Окажите моральную поддержку. Каждый сотрудник внес свою лепту в развитие компании. Предварительно наведите справки у коллег о его успехах и достижениях на занимаемой должности. Искренне поблагодарите его за проделанную работу, профессиональные качества, хорошую дисциплину.

Тот факт, что его успехи не прошли незамеченными мимо внимания руководства, несколько сгладит ситуацию и не позволит работнику чувствовать себя использованным.

4. Предложите свою помощь. Если человек адекватно воспринял информацию о своем увольнении, в ваших силах посодействовать ему в дальнейшем трудоустройстве, а именно:

• дайте ему письменную положительную характеристику;
• заверьте в готовности предоставить положительный отзыв будущему работодателю, снабдите его своими контактными данными;
• каждый менеджер по работе с персоналом имеет перечень рекрутинговых компаний, порталов по поиску работы, предоставьте его сотруднику;
• помогите составить профессиональное резюме;
• если вы владеете информацией об имеющихся вакансиях на аналогичных предприятиях, поделитесь ею с бывшим сотрудником.

Как себя вести в случае конфликта?

Не всегда процесс увольнения проходит гладко. Существует две категории людей, которым придется уделить больше времени и внимания:

• -идейные. Это эмоциональные люди, которые считают свое увольнение несправедливым и незаслуженным. Не вступайте с ними в конфликт, позвольте им «выпустить пар», высказать свою точку зрения. Попросите коллег оказать такому человеку психологическую поддержку, постарайтесь обрисовать сложившуюся ситуацию с положительной стороны (возможность уделить свободное время семье, найти более перспективную и высокооплачиваемую работу и т. д.);

• юридически грамотные. Увольнение в любом случае должно быть оформлено в соответствии с законом. Поэтому заранее обезопасьте себя от юридического опротестования вашего решения и обсудите с юридическим отделом причину увольнения (непрохождение аттестации, сокращение штатов, ненадлежащее выполнение функциональных обязанностей, несоблюдение трудовой дисциплины). Объясните уволенному сотруднику, что увольнение состоится в любом случае.

Как поставить в известность коллектив?

Не стоит утаивать от коллектива факт увольнения и истинные причины произошедшего. В противном случае история обрастет различными негативными домыслами, и руководству предприятия в ней будет отведена роль отрицательных персонажей.

Даже если сотрудник сам виновен в своем увольнении, не выступайте с резкой оценкой его поведения. Лучше вспомните положительные моменты его работы в компании.

Отношения с бывшими сотрудниками

Если вы все сделали правильно и уволенный сотрудник не держит зла, не исключены ваши дальнейшие отношения. Для вас они могут быть выгодны по нескольким причинам:

• дружеские отношения исключают распространение негативной информации о компании;
• возможно, он захочет поделиться с вами информацией о неформальных отношениях в коллективе;
• не исключено, что уволенный сотрудник со временем может снова стать членом вашего коллектива.

Независимо от того, по какой причине произошло увольнение, проявите тактичность и уважение к бывшему сотруднику, по возможности поддержите его. Такое поведение поможет сохранить доброе имя компании и избежать конфликтных ситуаций.