Как руководителю организовать претензионно-исковую работу в организации? Часть 3

4. Типовые формы претензий и исков

Рекомендуем разработать типовые формы претензий и исков. Это позволит:

• сэкономить время на подготовку документов, что особенно важно в случае, когда срок предъявления претензии ограничен;

• снизить риск ошибок в документах. Например, типовая форма искового заявления не позволит пропустить сведения, которые обязательно должны быть в нем указаны;

• ускорить обучение новых сотрудников, привлекаемых к претензионно-исковой работе.

Шаблоны претензий по возможности составьте так, чтобы их могли использовать сотрудники, которые контролируют исполнение договоров. Это позволит освободить рабочее время юристов для решения более сложных задач в рамках претензионной работы.

Например, организация сдает в аренду свои офисы и наиболее частая претензия к контрагентам - просрочка внесения арендной платы. Для этой ситуации можно разработать типовую форму претензии, в которой останутся свободными только поля для указания реквизитов договора аренды, сведений о должнике-арендаторе, сумме долга и периоде его возникновения. Претензию на основании этого шаблона без труда сможет подготовить сотрудник, отслеживающий своевременное поступление арендной платы.

Шаблоны исковых заявлений в арбитражный суд разработайте с учетом требований ч. 2 ст. 125 АПК РФ, в суд общей юрисдикции - ч. 2 ст. 131 ГПК РФ.

Что касается ответов на претензии и отзывов на исковые заявления, полагаем, что использовать шаблоны для таких документов нежелательно. Претензионно-исковая работа в случае предъявления контрагентами претензий или исков к организации должна осуществляться индивидуально, при непосредственном участии юристов. Это связано с тем, что от содержания ответа на претензию зависит возможность досудебного урегулирования конфликта. А от грамотного составления отзыва на иск зависят перспективы судебного разбирательства.

5. Анализ ошибок для профилактики нарушений

Конечной целью претензионно-исковой работы является сокращение числа нарушений и претензий, уменьшение количества судебных споров. Чтобы ее достичь, регулярно проводите работу над ошибками. Выясняйте и устраняйте причины возникновения претензий.

Например, если организация проиграла суд ввиду некорректной формулировки в договоре - внесите соответствующие исправления в типовые договоры. Если пришлось удовлетворить претензию, потому что документы на передачу товара были неправильно оформлены, - примите разъяснения для сотрудников склада, проведите обучение персонала. Если контрагент не смог выполнить обязательства, а взыскать с него оказалось нечего - внесите изменения в положение о договорной работе, чтобы усилить проверку контрагентов. Можно также ввести правило, согласно которому новым клиентам товары поставляются (работы выполняются, услуги оказываются) только по предоплате.