Как заказчику по Закону N 223-ФЗ организовать работу отдела закупок

Как заказчику по Закону N 223-ФЗ организовать работу отдела закупок

Для закупок по Закону N 223-ФЗ заказчик не обязан создавать специальную службу либо отдел для организации закупочной деятельности, равно как и разрабатывать положение о таком отделе. Законом подобных требований не установлено. Но если объем ваших закупок достаточно высок, целесообразно создать отдельное структурное подразделение для организации закупок. Для этого издайте приказ о его создании. Чтобы определить статус отдела, распределить функции и полномочия сотрудников, можете разработать положение об отделе закупок.

1. Как разработать положение об отделе закупок

Разработайте документ, регламентирующий деятельность отдела, отвечающего за подготовку и проведение процедур закупок. Это не обязательно, однако такой документ поможет зафиксировать распределение функций, связанных с вашей закупочной деятельностью.

Рекомендуем включить в такой документ функции отдела на различных стадиях проведения закупок, например:

1) при планировании и подготовке отчетов о закупках:

-прием от сотрудников заказчика заявок и иных сведений о потребности в товарах, работах, услугах;

-разработка и обеспечение утверждения плана закупки, при необходимости - внесения в него изменений;

-контроль объемов закупок у СМСП. Обратите внимание: с учетом положений ч. 15 ст. 8 Закона N 223-ФЗ, п. 2 (4) Постановления Правительства РФ от 11.12.2014 N 1352 в объем закупок у СМСП включаются и закупки, по итогам которых договор заключен с самозанятым;

-размещение в ЕИС отчетов о закупках;

2) при организации закупки:

-подготовка и размещение в ЕИС извещения, документации о закупках и проекта контракта;

-непосредственное участие в проведении процедуры, прием заявок, размещение в ЕИС протоколов, обеспечение заключения договора по итогам;

-организационно-техническое обеспечение деятельности закупочной комиссии;

-внесение сведений в реестр договоров;

3) в случае возникновения спорных ситуаций:

-участие в рассмотрении дел об обжаловании результатов закупок;

-направление сведений для включения в РНП информации о поставщике (подрядчике, исполнителе).

При составлении положения об отделе закупок обязательно учитывайте требования положения о закупке: именно им вы должны руководствоваться в закупочной деятельности (ч. 1 ст. 2 Закона N 223-ФЗ). В частности, рекомендуем обратить внимание на наличие в положении о закупке порядка выявления личной заинтересованности работников при проведении закупок, которая приводит (может привести) к конфликту интересов. Если такой порядок установлен, учтите его при составлении требований к сотрудникам отдела закупки.

Определите функции и сферу ответственности руководителя и рядовых сотрудников отдела, а также лиц, ответственных за нарушения, допущенные в ходе закупочной деятельности. Например, установите в положении персональную ответственность сотрудников отдела, либо что руководитель отдела отвечает за нарушения, допущенные отделом в ходе закупок, и несет административную ответственность как должностное лицо заказчика, а сотрудники отдела несут дисциплинарную ответственность, если организацию или руководителя отдела привлекли к административной ответственности по вине сотрудников.

Кроме того, установите, может ли начальник отдела или рядовые сотрудники отдела закупок входить в состав закупочных комиссий. Законом этот вопрос не регламентирован, однако рекомендуем установить ограничение на участие в комиссиях рядовых сотрудников отдела - это позволит избежать возможного конфликта интересов и снизить коррупционные риски.

Утвердите разработанный документ. На практике это оформляется приказом руководителя заказчика или иного уполномоченного лица.

Образец положения об отделе закупок заказчика по Закону N 223-ФЗ

2. Как создать отдел закупок

После того как разработали положение, можете приступать к созданию отдела. Для этого, в первую очередь, руководствуйтесь своими внутренними документами, регламентирующими порядок создания новых структурных подразделений в вашей организации.

Определите необходимую численность сотрудников отдела. Для этого оцените, сколько процедур в среднем проводится за месяц или квартал. Исходя из этого определите количество специалистов, которых необходимо задействовать в планировании, подготовке, проведении процедур.

Определите квалификационный состав сотрудников. Закон не предъявляет каких-либо требований к сотрудникам заказчика, участвующим в закупочной деятельности, или к их образованию. Определите самостоятельно, каким образованием и навыками должен обладать сотрудник отдела закупок с учетом вашей отраслевой специфики. В части квалификационных требований к сотрудникам вы можете ориентироваться на профстандарт "Специалист в сфере закупок", однако он не обязателен для применения заказчиками по Закону N 223-ФЗ (см. Письма Минфина России от 15.01.2020 N 24-01-08/1226, Минэкономразвития России от 21.06.2016 N Д 28 и-1536).

Издайте приказ о создании отдела, этим же приказом можете внести соответствующие изменения в штатное расписание, если такой порядок внесения изменений установлен вашими внутренними документами.