Необходимые действия перед заключением договора аренды

Одна из задач начала деятельности организации (предпринимателя) – выбор помещения и заключение договора аренды. Но перед заключением договора аренды следует выполнить следующие действия и обратить внимание на наличие условий, о которых описано ниже:

1. Подтверждение права собственности и собственника

Перед заключением договора аренды необходимо проверить право собственности на помещение, которое передается в аренду, и сверить с данными собственника, указанного в договоре аренды. Такие сведения содержатся в выписке ЕГРП на официальном сайте Росреестра (доступно в электронном виде).

В случае нахождения такого помещения в государственной или муниципальной собственности потребуется пройти аукцион, иначе сделку могут потом оспорить.

2. Подтверждение статуса юридического лица арендодателя

Сведения о юридическом лице доступны бесплатно на официальном сервисе ФНС России. Проверить статусы юридического лица на нахождение в процессе ликвидации, реорганизации или иного процесса прекращающего деятельность лица (закрытие).

В случаях, когда собственник помещения, подлежащего передаче по договору аренды, не зарегистрирован в качестве ИП, при осуществлении расчетов с таким лицом на арендатора ложится обязанность налогового агента по отношению к физическому лицу, подлежит исчислению и оплате НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1–2 ст. 226 Налогового кодекса).

3. Проверка юридического лица (арендодателя) на наличие судебных споров

Необходимо проверить наличие судебных споров с участием арендодателя. В случае наличия таких споров следует провести анализ судебных производств на предмет рассмотрения вопросов о выселениях арендаторов, взыскании несоразмерных неустоек, штрафов и пр. Дополнительно следует проверить помещения, подлежащие передаче, на наличие судебных споров в отношении такого помещения.

Необходимо проверить наличие задолженностей арендодателя перед третьими лицами.

4. Сверка помещения с планом, который должен являться частью договора аренды

Необходимо самостоятельно провести замеры площади помещения, подлежащего передаче, с целью сравнения реальной площади с площадью, указанной в договоре аренды, с целью исключения возможных ошибок начислений размера арендной платы.

Необходимо сверить реальное расположение стен (перегородок) помещения с данными, указанными в плане помещения. В ином случае есть риск, что при выезде обяжут вернуть все в первоначальное состояние, а его определят по плану, приложенному к договору.

5. Договор аренды. Распределение ответственности и его условия

Помимо основных положений договора аренды следует обратить внимание на следующие условия:

• распределение пожарных рисков в договоре, по умолчанию такую ответственность несет арендатор;
• распределение ответственности за оборудование (электрика, водоснабжение и т.д.);
• указание в договоре допустимых кВт (важно, если у вас есть энергоемкое оборудование);
• содержание в договоре заверения об обстоятельствах, что объект соответствует всем необходимым требованиям;
• наличие возможности в одностороннем порядке поднять арендную плату, в случае невозможности исключить такое положение следует указать пределы такого изменения;
• наличие в договоре согласия на вывеску внутри и снаружи здания (если требуется);
• наличие сведений о показаниях приборов учета на электроэнергию, воду, отопление и обязанность их содержания;
• разделение арендной платы по договору на переменную (по счетчикам в случае отсутствия фиксированной сумма) и постоянную (в твердой сумме) части;
• наличие сведений о парковочных местах;
• сведения об ответственности за содержание придомовой территории (при наличии отдельного входа);
• сведения о запрете на возмещение неотделимых улучшений (следует исключить);
• сведения о сроке аренды помещения и порядке уведомления о расторжении договора аренды;
• наличие санкций за односторонний отказ от исполнения договора со стороны арендодателя и арендатора;
• распределение обязанности по осуществлению регистрации договора и несении расходов на такие действия.

При подписании договора следует удостовериться в наличии полномочий у лица, подписывающего такой договор на совершение таких сделок от имени организации (арендодателя).