Когда трудовой договор может заключаться в электронном виде?

В соответствии со ст. 56, 57 ТК РФ трудовой договор (далее — ТД) должен быть заключен в виде одного документа в традиционной бумажной форме, собственноручно подписанного сторонами.

В качестве исключения ТК РФ допускает заключение ТД путём обмена электронными документами в случае, если работник выполняет работу дистанционным образом (абз. 1 ст. 312.2 ТК РФ).

Электронный ТД в настоящее время может заключаться только в двух случаях:

1) с дистанционными работниками при их согласии;

2) с любыми сотрудниками работодателя, участвующего в эксперименте по закону № 122-ФЗ, при их согласии.

Процедура заключения электронного трудового договора

Процедура заключения электронного трудового договора законодательством детально не регламентирована. В частности, ст. 312.2 ТК РФ предусматривает, что это происходит путём обмена электронными документами.

Отправка документов работником

Претендент на должность в электронном виде может предъявить документы, необходимые для поступления на работу (ст. 65 ТК РФ), либо направить их ценным письмом в бумажном варианте.

Если ТД заключается им впервые, то работник может самостоятельно получить документ о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ). ПФ РФ в письме от 28.06.2019 № 09-19/13246 разъяснил, что работник может выбрать, самому или через работодателя получить документ.

Отправка договора работнику

Работодатель направляет трудящемуся файл с текстом трудового договора. Файл содержит электронную подпись работодателя. Будущего работника нужно в этот момент подключить к системе электронных подписей (такие сервисы существуют и предоставляют свои услуги для организаций).

Подписание договора работником

Работник знакомится с ним, подписывает его своей электронной цифровой подписью и направляет руководителю.

Одновременно работник может подать заявление о том, что ему нужен экземпляр договора на бумаге и подписать заявление тоже электронной подписью (абз. 2 ст. 312.2 ТК РФ).

Дальнейшее оформление трудоустройства

Работодатель помещает трудовой договор на хранение в заранее подготовленную базу данных, где документы защищены от изменений. Работодатель направляет на подпись работнику инструкцию по охране труда, должностную инструкцию и т.п. (ч. 3 ст. 68, ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ). Данные документы содержат возможность расписаться электронной подписью в ознакомлении.

Подписанный таким образом документ по юридической силе равен бумажному с личной подписью стороны (ч. 1 ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).