Электронный документооборот: сервисы в помощь предпринимателям

Рекомендации:

I. Предложите контрагенту подписать дополнительное соглашение к договору, предусматривающее электронную переписку и/или электронный документооборот между сторонами.

Для того, чтобы электронная переписка в рамках исполнения договора имела юридическую силу, необходимо, чтобы условие об этом содержалось в самом договоре.

Если в договоре с вашим контрагентом такого условия нет, предложите ему для оперативного и удобного обмена документами и информацией заключить дополнительное соглашение (образец – в Приложении).

Кроме того, предложите стороне обменяться документами через сервис «Электронные письма» (см. шаг V).

II. Если у вас есть усиленная квалифицированная электронная подпись, воспользуйтесь сервисом «Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО)» для обмена электронными документами с контрагентами.

Зарегистрируйтесь в сервисе «ЮЗЭДО» https://edo.pochta.ru с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, полученной в аккредитованном Минкомсвязи России удостоверяющем центре, и заполните заявление о присоединении к ЮЗЭДО.

Ознакомиться с перечнем действующих аккредитованных центров можно по ссылке https://digital.gov.ru/ru/activity/govservices/certification_authority.

Через сервис можно обмениваться с контрагентами электронными договорами, актами, бухгалтерскими документами и т.д.

III. Если у вас нет усиленной квалифицированной электронной подписи, вы можете оформить ее удаленно.

Сегодня многие удостоверяющие центры предлагают оформить электронную подпись без посещения офиса. Для этого обратитесь в любой удостоверяющий центр, аккредитованный Минкомсвязи России, за получением подписи.

Например, в https://astral.ru/products/elektronnaya-podpis или https://sberbank-bs.ru/elektronnaya-podpis-yuridicheski-litca#rec165425757.

IV. Если вы перевели работников на дистанционный режим работы, предусмотрите в приказе или ином документе порядок уведомления таких работников.

V. Чтобы зафиксировать факт направления документов сотруднику, работающему из дома/переведенному на дистанционный режим работы, воспользуйтесь сервисом «Электронные письма».

Для подключения сервиса на официальном сайте АО «Почта России» https://zakaznoe.pochta.ru пройдите процедуру регистрации с использованием учетной записи на https://esia.gosuslugi.ru, а при отсутствии такой записи – пройдите сначала процедуру регистрации на портале Госуслуг.

VI. Чтобы зарегистрировать ИП, ООО или внести изменения в ЕГРЮЛ, воспользуйтесь электронными сервисами ФНС России.

Для этого необходимо пройти процедуру авторизации на сайте https://www.nalog.ru с использованием учетной записи на https://esia.gosuslugi.ru, а при отсутствии такой записи – пройдите сначала процедуру регистрации на портале Госуслуг.