Как сделать свою работу проще?

КАК СДЕЛАТЬ СВОЮ РАБОТУ ПРОЩЕ?

Агентство работает много лет. Конечно, за это время у нас появились свои правила и методы работы внутри коллектива, с подрядчиками, с документами. Расскажем о некоторых, вдруг и вам пригодиться:

1. Цифровизация документов. Все, что мы получаем "физически" - мы сканируем и храним всю жизнь на сервере в общем доступе для сотрудников. Это прозрачность - не нужно искать за каким компьютером сидел сотрудник и куда он сохранил документы. Не нужно искать по офису. Правда, приходится приучать к этому персонал.

2. Почта. Делаем скрины отправки важных документов, распечатываем сам факт отправки из раздела "Отправленные" почтового ящика. Такие действия нужны для подтверждения отправки вовремя и нужному адресату. Эти же действия "скринами" подтверждаем в общем чате внутри агентства.

3. Все регистры формируем по любому поводу - указываем наименование (организация или физ. лицо), пишем номер дела и категорию дела, или то, ради чего создавался этот регистр (бухгалтерия, например). Нумерация - обязательна. "Иванов - оспаривание всего - ТОМ 25" найти гораздо проще, чем искать том дела просто по имени.

4. Настроен удалённый доступ. Не обязательно постоянно находится в офисе. Иногда это и невозможно. Уезжаешь в командировку - печатать всё дело не нужно, брать с собой всё - не нужно. Можно открыть папку клиента в другой области или, заболев, из дома - просмотреть, прочитать, дополнить документ.

5. Чаты мы создаем практически со всеми контрагентами и подрядчиками, добавляя в них всех сотрудников. Таким образом любой может задать вопрос специалисту в той области, которая ему неизвестна или видеть работу той части жизни офиса и агентства, к который коллега не имеет прямого отношения.

#дфработа

📞 8 (343) 363-03-98

https://osincev.org/