6 фраз, придающие электронным письмам пассивно-агрессивный характер

Исследование показало: следующие 6 фраз могут придать вашим электронным письмам пассивно-агрессивный характер

Собираетесь сообщение дружелюбное отправить, но пока вы его писали окаменевшая мина не сходила с вашего лица? Согласно исследованию GetResponse*, следующие 6 фраз в электронной переписке классифицируются как наиболее пассивно-агрессивные.

«Скрытый» гнев: что значит пассивно-агрессивный?

Двусмысленные сообщения, которые сложно на 100% отнести к позитивным или негативным, часто попадают в разряд «пассивно-агрессивных». Этот термин описывает поведение людей, которые, например, говорят одно, а чувствуют что-то совсем противоположное. Выстраивая деловые отношения, нам зачастую приходится сталкиваться с пассивно-агрессивными людьми. Бывают случаи, когда на словах мы пытаемся выразить что-то доброе. Хотя внутри бушует настоящая буря.

Специалисты платформы для email-маркетинга GetResponse провели исследования, в ходе которого отобрали 6 фраз из электронных писем, которые можно считать особенно пассивно-агрессивные.

6 место: «В будущем я бы предпочел…»

На шестом месте стоит фраза, которая, словно, говорит: «Сейчас случилось то, что меня не устраивает, но в дальнейшем эта ошибка не должна повториться».

Проблема с фразой «В будущем я бы предпочел...» заключается в том, что отправитель сообщения указывает, что не получил желаемое, а сослагательное наклонение «предпочел бы» усиливает это, и вся фраза звучит немного высокомерно.

Лучше: предложите вашему собеседнику встретиться лично, если вас что-то беспокоит или если ваши чувства задеты, и четко изложите, что вы думаете. Потому что общение по электронной почте — не лучший способ разрешить конфликт или внести изменения, когда в ход вступают глубокие эмоции. Наоборот: цифровая коммуникация может обострить конфликт. Например, потому, что нужного смайлика не найдется...

5 место: «По моим заметкам...»

...похоже, вы не верите человеку, с которым разговариваете. Да и вообще сама формулировка звучит как-то напряженно. Судя по содержанию, автор будто имеет в виду: Я не уверен. Но я определенно прав, а вы, вероятно, нет. Но, как я уже сказал, я не совсем уверен.

Лучше: скромность и открытость не кажутся агрессивными и свидетельствуют о вашей способности адекватно реагировать на чужое мнение. Так что, если вы не совсем уверены, выражайтесь открыто. И перефразируйте: «Я могу ошибаться в своем предположении, но из того, что я знаю точно…».

Такая формулировка показывает, что вы проницательны и готовы выслушать точку зрения коллег. Вы также не позволяете окружающим классифицировать ваши сообщения как пассивно-агрессивные.

4 место: «Есть ли какие-то новости об этом?»

Несмотря на то, что в большинстве случаев за этой фразой не кроется никакой агрессии, это одна из тех фаз, которую мы, будучи реципиентами, воспринимаем как наиболее пассивно-агрессивную.

Причина проста: формулировка звучит требовательно, потому что автор письма хочет, чтобы мы ввели его в курс дела. На самом деле это может быть не так уж важно, но то, как мы о чем-то просим, может иметь требовательный характер. Так как приведенное выше требование создает впечатление, что наши коллеги бездельничают и ждут, пока мы им что-нибудь расскажем. А это не так.

Лучше: «Я понимаю, что в данный момент у вас должно быть много дел. Не могли бы вы уделить мне немного времени и сообщить, если...» в любом случае звучит как лучшая альтернатива для электронной переписки. Так происходит, потому что фраза «Есть ли какие-то новости об этом?» звучит плоско и недружелюбно из-за отсутствия в ней эмоций и доброжелательного тона голоса. В «реальном» разговоре такой проблемы не возникает. В цифровом же мире да.

3 место: «Если я неправильно понял, пожалуйста, дайте мне знать»

Эта фраза не зря входит в топ-3 самых пассивно-агрессивных фраз в электронной почте. В ней для этого действительно есть все.

Утверждение на самом деле означает: В основном ясно, что вы его неправильно поняли. Теперь все об этом знают. Я уже все проверил, но продолжаю делать вид, что, возможно, неправильно понял.

Лучше: Будьте уверены, что, будучи получателем письма, вы быстро разберетесь в этой «путанице». И чтобы избежать недоразумения, позвоните своим коллегам напрямую. Потому что здесь то же самое: взрывоопасные ситуации лучше разъяснять открыто и лично, чем прятаться за расплывчатыми формулировками. Они могут быстро принять пассивно-агрессивные формы, даже если на самом деле вы совсем этого не хотели.

2 место: «Хочу просто по-дружески напомнить...»

Только от чтения этой фразы в воздухе зависает какое-то напряжение. Потому что указывать, что напоминание делается «по-дружески» в принципе не нужно.

Почему всегда так: если дело срочное, дело срочное. Указание на то, что напоминание делается «по-дружески», преуменьшает важность факта. А это не очень хорошо. По сути, вы имеете в виду: мне нужны результаты или конкретная информация, которую я устал ждать. И желательно, чтобы вы предоставили их сегодня.

Даже если вы «всего лишь» хотите по-дружески напомнить своему коллеге, эта фраза звучит некорректно, особенно в электронных письмах. Поэтому такая фраза классифицируется как высоко пассивно-агрессивная.

Лучше: сформулируйте напоминание напрямую, например, в виде просьбы и вопроса, и не забудьте сказать спасибо: «Не могли бы вы выслать мне информацию к вечеру понедельника? Спасибо за выделенное время».

1 место: «Как я писал в моем последнем письме...»

Этим вы как бы спрашиваете: «Вы вообще читали мое последнее сообщение? Или вы слишком глупы для этого?»

Такая формулировка была бы очевидно честнее, хоть и звучит обидно. Фраза «Как я писал в моем последнем письме...» недаром на первое вышла место. Итак, по своей сути, это фраза вызывает больше всего резонанса у многих из нас, когда она встречается в электронных письмах. Потому что отправитель имеет в виду сообщение, на которое он не должен ссылаться, и таким образом легко мы намекаем на невежество, глупость или лень.

Лучше: в напряженном и динамичном деловом мире может случиться так, что та или иная часть информации затеряется где-то в электронной почте. Кажется, что каждый день мы читаем сотни сообщений. Поэтому: наберитесь терпения и повторите свою просьбу или предложение.

Еще несколько советов

Устали получать пассивно-агрессивные письма и хотите сами писать лучше? В таком случае на последом хотим дать вам несколько советов:

1. Разъяснение при личной встрече вместо пинг-понга по почте:

Если ситуация не ясна, лучше созвониться и все прояснить. Иногда электронная переписка может привести к серьезным конфликтам. И в какой-то момент пузырь гнева раздувается до такой степени, что лопается.

2. Саморефлексия вместо пассивной агрессии:

Пассивно-агрессивное поведение возникает как следствие гнева, который переживает человек, но пытается его скрыть и подавить. Если вы замечаете такое поведение у себя, возможно, стоит обратить на это более пристальное внимание. Таким образом вы сможете снять внутреннее напряжение, лучше понять себя и научитесь выражать свои потребности и мысли.

3. Переспросите вместо того, чтобы гадать:

Если вы не уверены, лучше спросить. Если вы чего-то не понимаете, не стесняйтесь спросить. Наоборот, потому что те, кто предпочитает мыслить отвлеченно, теряются в потоке разочарования и неуверенности.