Как обеспечить документальную чистоту сделок с самозанятыми и избежать претензий ФНС

Казалось бы, про работу с самозанятыми сказано и написано уже всё. Но предприниматели продолжают наступать на одни и те же грабли, а налоговая — усиливать контроль.

Практический кейс: вызов в инспекцию за «избыточный» объем услуг

Недавно моего клиента (ИП) вызвали в налоговую для дачи пояснений. На приеме выяснилось: инспектора смутило, что предприниматель «слишком много» работает с самозанятыми. Вердикт проверяющих был озвучен устно: «Мы видим здесь прикрытие трудовых отношений со всеми вытекающими последствиями (доначисление НДФЛ и взносов)». Принять данный факт предлагалось безоговорочно. Нет уж, а доказательства-то где?

Режим налога на профессиональный доход (НПД) действует в России с 2019 года и продлится до конца 2028-го. Да, многие использовали его для оптимизации налогов. И важно понимать: алгоритмы АИС налоговой службы настроены на автоматическое выявление рисков. Однако наличие риска — это не доказательство вины. Налоговый орган обязан подтверждать свои выводы надлежащими доказательствами, а задача налогоплательщика — обеспечить безупречное документальное сопровождение сделок.

Критерии контроля: Приказ Минтруда № 657н

С 2026 года налоговые органы и межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости несколько изменили подход к контролю. Правовая основа закреплена в Приказе Минтруда РФ от 19.11.2025 № 657н. Информационные системы ФНС в автоматическом режиме выявляют организации и ИП, чьи показатели соответствуют определенным критериям риска, и передают сведения в инспекции труда и занятости.

Ежегодный мониторинг

Налоговые органы на ежегодной основе передают сведения о субъектах предпринимательства, которые соответствуют совокупности следующих признаков:

• Взаимодействие осуществляется более чем с 35 плательщиками НПД (самозанятыми).

• Среднемесячное вознаграждение в пользу самозанятых превышает 35 000 рублей.

• Продолжительность гражданско-правовых отношений с данными лицами составляет более 3 месяцев.

Ежеквартальный контроль

Помимо ежегодных отчетов, введен механизм ежеквартального мониторинга. Под него подпадают организации и ИП, если:

• Число привлеченных самозанятых превышает 10 человек.

• Среднемесячный доход исполнителей от данного заказчика превышает 25 000 рублей.

• Выявлен факт наличия трудовых отношений между самозанятым и этим же заказчиком в предыдущем квартале.

Важное замечание: Попадание под эти критерии не означает автоматическое признание отношений трудовыми, однако является безусловным основанием для проведения проверочных мероприятий со стороны трудовой инспекции и налогового органа.

Методика выявления схем: на что обратить внимание

При анализе сделок налоговые органы руководствуются методическими рекомендациями, изложенными в Письме ФНС от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674. На основании этого документа я рекомендую компаниям провести внутренний аудит отношений с исполнителями по следующим пунктам:

• Периодичность выплат: отсутствие фиксированных дат, совпадающих с днями выплаты заработной платы.

• Доля дохода: является ли ваша организация единственным или преимущественным источником дохода для самозанятого.

• История трудоустройства: наличие связей текущих заказчиков с бывшими работодателями исполнителей.

• Организационная зависимость: наличие графиков работы, фиксация времени прихода/ухода, предоставление рабочего места и материалов заказчиком.

Ограничения по работе с бывшими сотрудниками

Напомню также о действии п. 8 ч. 2 ст. 6 Федерального закона № 422-ФЗ. Доходы от оказания услуг бывшему работодателю не признаются объектом налогообложения НПД в течение двух лет после увольнения. В этом случае самозанятый не вправе формировать чек в приложении «Мой налог», а заказчик не может учитывать данные затраты в составе расходов.

Рекомендации по минимизации рисков

Эксперимент по НПД продлится до конца 2028 года, и интенсивность контроля со стороны ФНС ослабляться точно не будет. История нашего с клиентом похода в инспекцию закончилась благополучно, так как документация была в полном порядке. Помимо договоров и актов, предприниматель всегда оформлял детальное техническое задание. Учитывая специфику его деятельности, оплата производилась строго за результат: как только подрядчик исполнял ТЗ и сдавал работу, он получал вознаграждение. Такой подход исключает признаки «процессного» труда, характерного для штатных сотрудников.

Чтобы вы могли защитить свой бизнес и не попасть впросак, я разработала шаблоны договора и акта выполненных работ, адаптированные под текущие требования проверяющих органов.

Надлежащий документооборот — это не просто формальность, а фундамент безопасности вашего бизнеса. Каждая хозяйственная операция и любая налоговая экономия должны быть юридически обоснованы и подтверждены фактическими результатами работ. Работайте прозрачно и не оставляйте налоговикам поводов для вольной трактовки ваших отношений с исполнителями.

Моя основная специализация — сопровождение проверок и разрешение налоговых споров. Если у налоговой службы уже возникли вопросы к вашему бизнесу или вы получили вызов для дачи пояснений, я помогу выстроить грамотную стратегию защиты и отстоять ваши интересы в инспекции.

Контакты: телеграм: @NataliGMR, почта: taxforrus@yandex.ru, личный сайт: https://taxforrus.ru/.

Стабильной работы вашему бизнесу и отсутствия необоснованного внимания со стороны контролирующих органов!