Апостиль, перевод и справка о несудимости для ВНЖ и гражданства: в каком порядке готовить документы

Я работаю с документами клиентов, которые оформляют ВНЖ и второе гражданство, и чаще всего дело тормозит не инвестиция и не выбор страны. Тормозят бумаги. Справка устарела, перевод сделан не в том порядке, апостиль поставлен не там. Каждая такая мелочь означает дополнительный запрос от иммиграционного органа и потерянные недели. Ниже расскажу, как я выстраиваю подготовку пакета, чтобы документы прошли с первого раза.

Почему порядок действий важнее, чем кажется

Документ для зарубежного ведомства проходит три этапа: получение оригинала, проставление апостиля (или консульская легализация, если страна не участвует в Гаагской конвенции 1961 года) и перевод. Если перепутать этапы, документ формально становится непригодным.

Правильная последовательность такая:

• Получить сам документ: справку, свидетельство, выписку.
• Проставить на него апостиль.
• Сделать перевод всего документа вместе с апостилем и заверить его у нотариуса.

Частая ошибка: человек сначала переводит справку, потом ставит апостиль. В итоге апостиль остается без перевода, и пакет возвращают. Переделывать приходится и перевод, и нотариальное заверение.

Апостиль ставит страна, которая выдала документ

Многие уверены, что апостиль нужно получать в стране, куда подаются документы. Это не так. Апостиль удостоверяет подпись и печать на документе, поэтому его ставит компетентный орган того государства, где документ выдан.

На практике это значит: российская справка о несудимости апостилируется в России, свидетельство о рождении, выданное в Казахстане, апостилируется в Казахстане. Если у семьи документы из разных стран, план работы нужно составлять по каждой стране отдельно, иначе сроки расползаются.

Справка о несудимости: не одна, а несколько

Для программ гражданства за инвестиции обычно нужна справка об отсутствии судимости не только из страны гражданства, но и из каждой страны, где вы жили шесть месяцев и дольше за последние десять лет. Если клиент два года прожил в ОАЭ, а потом год в Европе, мы запрашиваем справки и оттуда.

Именно эти справки делаются дольше всего, а порядок их получения в каждой стране свой: где-то через консульство, где-то только лично, где-то через портал на местном языке. Поэтому я всегда начинаю сбор пакета с полицейских справок.

Срок годности документов

Сам апостиль формально бессрочный. Но у справок свой срок: большинство ведомств принимают их в пределах 3-6 месяцев с даты выдачи, точный срок зависит от программы. Медицинские справки, если они нужны, обычно действуют около трех месяцев.

Отсюда простое правило: долгие документы запрашиваем первыми, «скоропортящиеся» последними, прямо перед подачей. Я веду таблицу, где для каждого документа указаны три даты: выдача, апостиль, перевод. Все три должны быть актуальными на день подачи.

Документы на членов семьи

Если заявка семейная, полный комплект нужен на каждого. Для детей это свидетельство о рождении с апостилем и нотариальным переводом. Если несовершеннолетний ребенок едет с одним из родителей, часто требуется нотариальное согласие второго родителя. На усыновленных детей нужны документы об усыновлении, тоже с апостилем.

Удобно составить таблицу: по строкам члены семьи, по столбцам документы. Так в большой семье ничего не теряется.

Чем строже программа, тем внимательнее проверка

Карибские программы проверяют каждый документ отдельно: дату выдачи, апостиль, перевод, соответствие формату. Особенно тщательно смотрит Сент-Китс и Невис, об этом подробно рассказано в материале про строгий due diligence на Сент-Китсе. Там читают даже деловые рекомендательные письма, поэтому шаблонные тексты не проходят.

Что сделать до подачи

• Выписать все страны, где вы жили от шести месяцев за последние десять лет, и запросить справки из каждой.
• Проверить, в какой стране выдан каждый документ, и там же ставить апостиль.
• Переводить только после апостиля и переводить весь документ целиком.
• Сверить даты выдачи со сроками, которые принимает выбранная программа.
• Заложить расходы на документы отдельной строкой бюджета: апостили, переводы и нотариальные заверения на семью из четырех человек складываются в заметную сумму.

Полный список того, что чаще всего забывают, мы собрали в чек-листе документов для гражданства за инвестиции. Пройдитесь по нему до подачи, это экономит недели на финальном этапе.

Если остались вопросы по вашей ситуации, пишите в комментариях, постараюсь ответить.

Дарья Мельник, BRIDGES