Налоговая проверка фрилансера: что делать, если вы самозанятый или работаете без НПД

Еще недавно многие фрилансеры были уверены: если работаешь из дома, получаешь деньги на банковскую карту и никого не нанимаешь, налоговой до тебя нет дела.

Сегодня рассчитывать на это уже не стоит.

ФНС получает информацию о доходах граждан из разных источников и может сопоставлять сведения о платежах, декларациях, чеках НПД, заказчиках и других операциях.

Но здесь важно сразу сделать оговорку. Получение требования от налоговой, вопрос о конкретном переводе или запрос пояснений - это еще не означает, что налоговое нарушение уже доказано. И тем более не означает, что со всех поступлений на банковскую карту автоматически придется заплатить налог.

При этом ситуация фрилансера сильно зависит от того, в каком статусе он работает. Одно дело - самозанятый, который применяет НПД. Другое - ИП. И совершенно третья ситуация - обычное физическое лицо, которое оказывает услуги заказчикам без статуса самозанятого и предпринимателя.

Разберемся, что делать, если налоговая заинтересовалась доходами фрилансера.

Для начала: кто такой фрилансер с точки зрения налоговой?

Термин «фрилансер» в Налоговом кодексе не является самостоятельным налоговым статусом. Фрилансер может быть плательщиком НПД; индивидуальным предпринимателем; обычным физическим лицом, получающим доходы и исполняющим обязанности по НДФЛ.

ФНС сама указывает на возможность работы фрилансера в разных налоговых статусах.

Поэтому первый вопрос при появлении интереса со стороны налоговой должен звучать не так: «Почему налоговая проверяет фрилансера?»

А так: «В каком статусе я работал и какие налоговые обязанности у меня возникали в отношении спорных доходов?»

От этого может зависеть практически все дальнейшее развитие ситуации.

Если фрилансер — самозанятый

Самый простой на первый взгляд вариант. Человек зарегистрирован в качестве плательщика НПД, оказывает услуги, формирует чеки в приложении «Мой налог» и уплачивает начисленный налог.

Но это не означает, что налоговая вообще не может заинтересоваться его деятельностью.

НПД - это специальный налоговый режим со своими ограничениями.

Например, Закон №422-ФЗ указывает, что при применении НПД нельзя заниматься перепродажей товаров, действовать в интересах других лиц в качестве агента, комиссионера или поверенного, иметь наемных работников. Кроме того, существует годовой лимит дохода 2,4 млн рублей.

Поэтому налоговая может заинтересоваться не только вопросом: «Пробил ли самозанятый чек?». Но и гораздо более фундаментальным вопросом: «Имел ли он вообще право применять НПД к этой деятельности?».

Например, деньги получены, но чек не сформирован

Это одна из наиболее очевидных проблем. Если человек действительно оказал услугу и получил за нее оплату, но доход в НПД не отразил, налоговая может задать закономерный вопрос: почему?

Здесь уже недостаточно сказать: «Я просто забыл».

Нужно разбираться, когда был получен доход, за какую услугу, почему не сформирован чек и как исправить ситуацию.

Но есть и обратная сторона.

Не каждый перевод на банковскую карту самозанятого является доходом от его профессиональной деятельности. Например, на счет могли поступить:

- деньги от родственника;

- возврат займа;

- собственные деньги с другого счета;

- возврат ранее оплаченной покупки;

- иные средства, не являющиеся оплатой услуг.

Поэтому сама банковская выписка еще не отвечает на вопрос о налоговой природе конкретного платежа.

Особое внимание - доходам от одного заказчика

Еще одна распространенная ситуация: человек работает как самозанятый практически с одной компанией и каждый месяц получает от нее практически одинаковую сумму.

Сам по себе этот факт не означает нарушения. Но он может привлечь внимание налоговой, особенно если отношения по существу начинают напоминать трудовые.

ФНС при оценке взаимоотношений с самозанятыми учитывает, в частности, регулярность и характер выплат, долю доходов от одного заказчика, сведения о предыдущем работодателе и другие обстоятельства.

Например, если дизайнер самостоятельно берет разные проекты, определяет порядок работы и оказывает услуги нескольким клиентам, ситуация одна.

А если компания увольняет сотрудника, после чего тот продолжает выполнять ту же работу, в том же режиме и фактически подчиняется прежнему работодателю, только вместо зарплаты получает чеки самозанятого, риск совсем другой.

А если фрилансер вообще не применяет НПД?

Вот здесь ситуация становится интереснее.

Фрилансер может работать как обычное физическое лицо, не регистрируясь в качестве самозанятого. Это само по себе не означает, что любой полученный доход является незаконным.

Например, физическое лицо может получать вознаграждение по гражданско-правовому договору и в зависимости от характера выплаты исполнять обязанности по НДФЛ самостоятельно либо через налогового агента.

ФНС прямо указывает, что физические лица в предусмотренных статьей 228 НК РФ случаях самостоятельно исчисляют и уплачивают НДФЛ, в том числе с отдельных вознаграждений по гражданско-правовым договорам, когда доход выплачивает лицо, не являющееся налоговым агентом.

Поэтому отсутствие НПД еще не означает: «Я работал нелегально и теперь должен заплатить какой-то специальный налог за все поступления».

Сначала нужно определить вид дохода и обстоятельства его получения.

Но есть другая проблема: предпринимательская деятельность без регистрации

И вот это для фрилансера без НПД может быть гораздо серьезнее.

Представим человека, который постоянно ищет заказчиков; размещает рекламу своих услуг; регулярно заключает договоры; ежемесячно получает оплату;

систематически оказывает одни и те же услуги; фактически построил на этом постоянный источник заработка.

В такой ситуации налоговая может поставить вопрос - а не является ли эта деятельность предпринимательской?

Гражданский кодекс связывает предпринимательскую деятельность с самостоятельной деятельностью, осуществляемой на свой риск и направленной на систематическое получение прибыли.

Причем речь идет не просто о том, сколько денег пришло на карту. Имеет значение совокупность обстоятельств.

Сам по себе один перевод еще не делает человека предпринимателем

Нельзя рассуждать так: «Получил деньги за услугу два раза - значит, уже предприниматель». Разовые случаи выполнения работ или оказания услуг сами по себе еще не свидетельствуют о систематической предпринимательской деятельности, если иные обстоятельства не указывают на такую направленность. В качестве возможных доказательств предпринимательской деятельности могут использоваться, например, банковские выписки, реклама и сведения от клиентов.

Поэтому при проверке должны оцениваться реальные обстоятельства деятельности, а не только количество банковских переводов.

Что может заинтересовать налоговую у обычного физлица?

Например:

- регулярные поступления от разных заказчиков;

- одинаковые платежи каждый месяц;

- постоянная реклама услуг;

- большое количество договоров;

- систематическая работа с клиентами;

- существенные обороты;

- переписка с заказчиками о выполнении работ;

- документы, свидетельствующие о постоянной профессиональной деятельности.

При этом отдельный перевод, подарок или возврат займа сами по себе еще не превращают человека в предпринимателя.

Поэтому если налоговая видит на счете большое количество поступлений, вопрос обычно должен ставиться шире: что это за деньги и в рамках какой деятельности они получены?

ИП - это тоже фрилансер, но с другой системой налоговых обязанностей

Третья ситуация - фрилансер зарегистрирован как индивидуальный предприниматель. Тогда уже необходимо смотреть, какой налоговый режим применяет ИП и соответствуют ли полученные доходы этому режиму.

Например, ИП может применять НПД, если соблюдает условия специального режима. В таком случае по части деятельности он находится в той же ситуации, что и обычный самозанятый.

Если же ИП применяет УСН или иной режим, вопросы налоговой будут совершенно другими.

Поэтому фраза: «Я фрилансер, у меня ИП» сама по себе еще практически ничего не говорит о налоговых последствиях.

Нужно знать какой режим, какая деятельность, какие доходы и за какой период.

Что делать, если ФНС прислала требование?

Вот здесь алгоритм для фрилансеров любого статуса примерно одинаковый.

Но содержание ответа будет разным.

Сначала необходимо понять, что именно заинтересовало налоговую.

Если речь идет о конкретном переводе - нужно определить его природу.

Если налоговая спрашивает о доходах по декларации - проверить декларацию.

Если речь идет о НПД - проверить чеки и соответствие деятельности условиям режима.

Если человек работает как обычное физическое лицо - определить, как именно должны облагаться спорные доходы.

Если налоговая подозревает предпринимательскую деятельность без регистрации - нужно отдельно анализировать обстоятельства всей деятельности, а не только отдельные платежи.

Самая опасная ошибка — самому признать больше, чем установила налоговая

Представим ситуацию.

ФНС спрашивает: «Просим пояснить происхождение денежных средств в размере 700 000 рублей».

А человек отвечает: «Да, это мои доходы от работы. Я давно работаю без оформления».

Так делать не стоит. Не потому, что нужно что-то скрывать. А потому, что сначала необходимо правильно квалифицировать каждую операцию и всю деятельность в целом.

700 000 рублей на банковском счете еще не означают 700 000 рублей налогооблагаемого дохода от фриланса.

И наоборот: если человек действительно систематически оказывает услуги за деньги, нельзя рассчитывать, что отсутствие статуса автоматически избавит его от налоговых обязанностей.

Что делать, если налоговая уже составила акт?

Это уже более серьезная стадия.

Если по результатам налогового контроля ФНС считает, что выявлено нарушение, может быть составлен акт.

И вот здесь уже недостаточно ограничиваться фразой: «Я с налоговой не согласен». Нужно разбирать каждый вывод налогового органа.

Какие операции признаны доходом? Почему? Какие доказательства использованы? Правильно ли определен налоговый период? Какой налоговый режим должен применяться? Есть ли основания для привлечения к ответственности? Какие документы подтверждают позицию налогоплательщика?

На этой стадии особенно важно не смешивать разные вопросы.

Например, признание части деятельности предпринимательской еще не означает автоматически, что каждый поступивший на карту рубль является доходом от этой деятельности.

Что делать с документами?

Фрилансеру полезно сохранять документы, позволяющие объяснить происхождение крупных или спорных поступлений. Это могут быть договоры;

акты; счета; переписка с заказчиками; платежные документы; документы о возврате денег; договоры займа; документы о переводах между собственными счетами; чеки НПД.

Особенно это важно для тех, кто получает много разных платежей. Потому что через несколько лет бывает довольно сложно вспомнить, почему конкретный перевод оказался на банковском счете.

Главное отличие фрилансера на НПД от фрилансера без НПД

В конечном счете вопрос налоговой выглядит примерно так.

Если вы самозанятый

ФНС в первую очередь может проверять был ли это доход от деятельности, правильно ли сформирован чек и имели ли вы право применять НПД к этой операции.

Здесь особенно важны ограничения режима и лимит дохода 2,4 млн рублей.

Если вы работаете как обычное физлицо

Основные вопросы уже другие: что это за доход, должен ли он облагаться НДФЛ, кто обязан исчислить и уплатить налог и нужно ли было подавать декларацию.

Если вы фактически ведете постоянную самостоятельную деятельность без регистрации

Появляется еще один вопрос: не является ли такая деятельность предпринимательской, требующей регистрации в качестве ИП?

Именно здесь фрилансеру без НПД нужно быть особенно внимательным.

Налоговая заинтересовалась — это еще не означает, что «все пропало»

Самая неправильная реакция фрилансера на требование ФНС - паника. Вторая по распространенности - наоборот, полное игнорирование.

Обе стратегии плохие.

Если налоговая задала вопрос, нужно спокойно разобраться, что именно она увидела и какую информацию хочет получить.

Если налоговая права - иногда разумнее своевременно исправить ситуацию.

Если налоговая ошибается - необходимо представить аргументы и документы.

Если часть поступлений не относится к доходам от работы - это нужно объяснить.

Если деятельность действительно носит предпринимательский характер - нужно оценить последствия именно этого обстоятельства, а не пытаться доказать, что «я просто фрилансер».

Главное

Фрилансер сегодня может работать в разных налоговых статусах, и универсального ответа на вопрос «что будет при проверке налоговой» не существует.

Самозанятому нужно прежде всего следить за правильностью применения НПД.

Фрилансеру без НПД - понимать правила налогообложения доходов физического лица.

А тому, кто систематически работает с заказчиками без какого-либо оформления, необходимо учитывать еще и риск признания деятельности предпринимательской.

При этом банковская выписка сама по себе еще не рассказывает налоговой всю историю денег.

Один и тот же перевод на 300 000 рублей может оказаться оплатой за услуги, возвратом займа, переводом собственных средств или вообще другой операцией.

Поэтому если ФНС заинтересовалась вашими доходами, главное - не пытаться как можно быстрее придумать ответ.

Сначала нужно установить что произошло фактически, какой у вас был налоговый статус и какие налоговые последствия имеет каждая спорная операция. А уже после этого формировать позицию и отвечать налоговой.

Именно такой подход позволяет не только защититься от необоснованных претензий, но и вовремя увидеть реальные налоговые риски, пока ситуация еще не превратилась в серьезный спор.